Auditoria - Modelo de Pápeis de Trabalho

Com base nas técnicas e procedimentos em auditoria contábil, foram relacionados algumas ocorrências comuns para facilitar a execução dos pápeis de trabalho. Os exemplos encontram-se separados em 3 (três) partes, que são:
Objetivos: O foco da análise.
Procedimentos: Levantamento de evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas.
Pontos: São as conclusão e opinião obtidas sobre as ocorrências contábeis. Observe que no texto são apenas exemplos ficticios de ocorrências que foram auditadas.
CAIXAS E BANCOS

OBJETIVOS:

1- Verificar o saldo existente nas contas de caixa e banco;
2- Verificar a carta de responsabilidade e anexar uma cópia;
3- Analisar a existência de itens pendentes de conciliação;
4- Verificar a natureza dos itens pendentes de conciliação;
5- Verificar se existem saldos negativos de conta corrente, classificados no ativo circulante;
6- Verificar a existência física e controles individuais dos itens que compõe o caixa como vale-transporte, cheques, outras moedas.

PROCEDIMENTOS:

1- Solicitar a conciliação de todos os bancos para a data base, juntamente com todos os extratos de conta corrente.
2- Analisar e comparar com o saldo do boletim de caixa e o razão analítico da conta, estabelecendo possíveis diferenças.
3- Conferir o saldo contábil como razão, conferindo também o saldo bancário com o extrato bancário

PONTO DE AUDITORIA

Nota-se durante as conciliações do Banco do Povo no mês de Janeiro/XX, a existência de avisos de débitos antigos lançados pelo banco no valor de 1.000 reais pagos ao fornecedor Rossa Ltda., o mesmo não foi registrado pela empresa. Solicitamos verificação do saldo da conta, efetuando a devida correção.

DUPLICATAS A RECEBER / CLIENTES

OBJETIVOS:

1- Determinar se os créditos são reais e se estão corretamente classificados e demonstrados de acordo com os princípios contábeis;
2- Verificar o sistema de controle interno existentes.
3- Verificar a provisão de devedores duvidosos e quais os critérios utilizados.
4- Determinar a forma de cobrança de juros sobre as duplicatas.

PROCEDIMENTOS:

1- Confrontar o saldo de duplicatas a receber com o razão contábil dos principais devedores;
2- Determinar a composição das principais duplicatas pendentes e conferir com o razão, verificando eventos subseqüentes (recebimentos);
3- Averiguar a existência de cartão de crédito;
4- Averiguar a existência de adiantamentos concedidos a clientes do passivo;
5- Verificar a escrituração do livro registro de duplicatas;
6- Examinar e demonstrar a forma de cálculo e cobrança de juros sobre as duplicatas a receber;
7- Verificar a idade dos vencimentos das duplicatas pendentes e averiguar os procedimentos adotados para cobrança, analisando possíveis transferências para resultados (perdas);
8- Examinar o retorno do romaneio da NF assinado pelo cliente, dando ciência do recebimento da mercadoria;

PONTO DE AUDITORIA

Em casos de grande movimento, constatamos que no recebimento de duplicatas no local de vendas, o funcionário não encaminha-se ao caixa para efetuar a baixa no sistema. Estes valores podem afetar o capital de giro da empresa, ocasionando possíveis prejuízos, além de ficar como pendência de pagamento no sistema até que seja regularizado.

ATIVO PERMANENTE

OBJETIVOS:

1- Verificar o cálculo da depreciação e correção monetária quando for o caso;
2- Verificar a existência física e controles individuais;
3- Verificar se não existem despesas imobilizadas e investimentos não capitalizados;
4- Verificar se está devidamente contabilizado conforme os Princípios Contábeis e fiscais;
5- Verificar se está livre de restrição de uso, garantia ou penhora;
6- Verificar a equivalência patrimonial.

PROCEDIMENTOS:

1- Solicitar a movimentação ocorrida no Ativo Permanente, durante o período auditado, verificando os critérios utilizados para escrituração contábil;
2- Solicitar o relatório Auxiliar e mapa resumo, fazer o cálculo da depreciação/amortização e exaustão, quando for o caso, do período e confrontar com o razão contábil;
3- Solicitar os registros individuais dos bens e confrontar com o relatório global existente;
4- Verificar fisicamente, através de amostragem, os itens que compõem o Imobilizado, constatando também se o procedimento de emplaquetamento está correto;
5- Percorrer as contas de reparos e manutenção para certificar-se da existência ou não de itens capitalizáveis incluídas nas despesas, e vice-versa;
6- Relacionar os bens principais bens principalmente imóveis e verificar se há itens dados em garantia, penhora ou hipoteca, correlacionando com os empréstimos e financiamentos do passivo;
7- Verificar a origem dos investimentos e proceder o cálculo da equivalência patrimonial se for o caso.

PONTO DE AUDITORIA

Identificamos a máquina XXL no setor de Produção de Embalagens registrado no patrimônio da empresa sob o nº. 16551, cuja compra foi realizada em 31/01/XX, no valor de R$ 35.000,00, do fornecedor Cia Batutinha LTDA. A máquina atualmente encontra-se inoperante, pois ainda não foi instalada, porém de acordo o razão contábil encontra-se os lançamentos de depreciações deste equipamento.
Solicitamos o estorno dos lançamentos, pois não deveram compor o saldo de credito dos impostos.

ESTOQUES

OBJETIVOS:

1- Constatar a existência real dos estoques;
2- Verificar se a contabilização está de acordo com os princípios de contabilidade;
3- Verificar a forma de valorização dos estoques, se está de acordo com a legislação fiscal vigente;
4- Verificar o sistema de controles internos existentes;
5- Verificar a escrituração do Livro Registro de Inventário Modelo 7.

PROCEDIMENTOS:

1- Efetuar a contagem física dos principais itens em estoque e cruzar com o controle interno e razão contábil;
2- Obter resumo dos estoques e executar o seguinte:
2.1 Conferir quantidade, preço unitário e total (por amostragem), baseado nos documentos de entrada, cruzando com o razão contábil;
2.2 Verificar se há materiais, mercadorias ou produtos que o possam ser considerados morosos ou obsoletos e o tratamento contábil dispensado aos mesmos;
2.3 Verificar o critério de valorização dos estoques, se são válidos e de acordo com a legislação fiscal vigente;
3- Examinar o livro Registro de Inventário de Estoques Mod.7, forma e prazo de escrituração, registro, cruzando o saldo constante com o razão contábil;
4- Examinar o livro Registro Controle de Produção e do Estoque, Mod.3, exigido para as indústrias;
5- Determinar a forma de contabilização dos ajustes com o custo das vendas, e verificar a correta classificação dos custos e despesas, analisando sua necessidade e coerência de acordo com o ramo de atividade da empresa;
6- Avaliar a fidedignidade dos valores escriturados como receitas, averiguando se a escrituração está de acordo como princípios contábeis;
7- Analisar os procedimentos de envio das garantias à fabrica, e a morosidade do recebimento;
8- Analisar a idade das ordens de serviço e dos pedidos em aberto.

PONTO DE AUDITORIA

Em análise aos lançamentos de ajustes de inventário, constatamos que os mesmos não possuem documentos comprobatórios que os justifiquem, não permitindo ainda saber o real motivo da diferença ocorrida. Em todos os lançamentos realizados são utilizados códigos de Entrada e Saída de Inventário, sem especificar o motivo: perda, troca, sobra, produto vencido ou bonificação de produto.
Devido a falta de informação precisa nos ajustes realizados no inventário não é possível ter controle eficaz dos produtos em Estoque, pois não há especificação do motivo da baixa. Dessa forma a empresa está em desacordo com a Legislação Fiscal vigente por não emitir documento que comprove esta operação.
Sugerimos que haja um controle rigoroso sobre a entrada e saída dos produtos em estoque, bem como a reposição de mercadorias na loja. E ainda, que as baixas sejam efetuadas de acordo com seu devido motivo, com documentos que comprovem o ajuste, enquadrando-se na legislação vigente.

DEPARTAMENTO PESSOAL

OBJETIVOS:

1- Verificar se os valores escriturados contabilmente refletem a realidade da empresa;
2- Determinar se os encargos são reais e efetivamente devidos pela empresa;
3- Verificar se as demonstrações estão de acordo com Princípios Contábeis;
4- Verificar o sistema e guarda dos principais itens do departamento;
5- Verificar o sistema de controles internos.

PROCEDIMENTOS:

1- Verificar o resumo da folha de pagamento e o confrontar com o razão contábil de salários a pagar e adiantamentos;
2- Verificar o controle de adiantamentos (vales) correlacionando com o razão contábil;
3- Montar bases de cálculo, em relação ao resumo da folha de pagamento do período auditado, do INSS, FGTS e demais encargos incidentes, cruzando com o razão contábil;
4- Verificar se a empresa está recolhendo o INSS, IRRF e ISS sobre o pagamento efetuado a autônomos e o controle interno utilizado;
5- Verificar se o IRRF dos funcionários está sendo corretamente descontado, e devidamente recolhido pela empresa dentro do prazo;
6- Verificar a forma de cálculo utilizada para cômputo das horas extras;
7- Verificar as provisões de férias, 13° salário e encargos, correlacionando com a contabilidade;
8- Verificar se o CNAE que a empresa está enquadrada está de acordo com a sua atividade;
9- Verificar se a empresa possui o Programa de Controle Médico e de Saúde Ocupacional de acordo com a NR 07;
10- Verificar se o prazo de entrega da DIRF, RAIS e CAGED está sendo cumprido de acordo com a legislação trabalhista vigente.
11- Verificar como se efetua a montagem para arquivamento das folhas, o que compõe, e de quanto em quanto tempo se procede à encadernação.
12- Analisar os itens constantes na convenção coletiva de trabalho, se estão sendo cumpridas;
13- Analisar a pasta dos funcionários, verificando se os itens obrigatórios estão sendo cumpridos, incluindo a averiguação dos exames médicos admissionais, periódicos e demissionais e o livro de inspeção.
14- Revisar a eficiência e guarda dos Livros de Registro de funcionários, recibos, guias, CTPS, e demais itens componentes do departamento pessoal;
15- Analisar a retenção e o recolhimento do INSS sobre as notas fiscais de contratação dos serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada.

PONTO DE AUDITORIA

A empresa possui funcionários terceirizados e a mesma não controla as obrigações da empresa responsável, devido a isso pode vir a sofrer com processos de naturez\a trabalhista, seria oportuno que a mesma solicita-se junto a empresa terceirizadas os comprovantes de pagamentos de impostos, salários e FGTS, assim como cópias da DIRF, RAIS E CAGED.
Assim como provisionar e fazer reservas de contingência para eventuais ações trabalhistas.
Verificamos a falta de documentos comprovantes de salário família, pois conforme o disposto no Decreto 53.153/63, na Ordem de Serviço do INSS 48/92 e Artigos 81 a 92 do Decreto 3.048/99, o pagamento da cota do salário família é devido quando da apresentação da cópia da certidão de nascimento dos filhos, do termo de responsabilidade, condicionado, ainda, a apresentação anual da cópia do cartão da criança (Caderneta de Vacinação) atualizado, bem como o empregador deverá manter em seus arquivos, a ficha de salário família e comprovante da freqüência escolar do filho a partir dos 07 anos de idade.

OUTROS ATIVOS

OBJETIVOS:

1- Verificar os documentos referentes as despesas antecipadas como seguros, alugueis, impostos a recuperar;
2- Verificar a existência real dos pagamentos junto aos fornecedores;
3- Analisar se as amortizações estão sendo feitas de acordo com a vigência do contrato
4- Verificar a apropriação correta, ver se o saldo do diferido representa itens que já foram pagos, e ainda não recebidos;
5- Verificar através dos controles internos da empresa se as despesas referentes ao período estão sendo apropriadas adequadamente. Verificar a contrapartida em resultados;
6- Verificar se os impostos a recuperar estão de acordo com a Legislação Fiscal Vigente.

PROCEDIMENTOS:

1- Analisar os controles internos dos impostos a recuperar cruzando com o razão contábil;
2- Validar o valor dos impostos pagos a maior, através do confronto entre o valor declarado nas declarações acessórias e as guias de recolhimento;
3- Verificar a atualização monetária ativa quando for o caso;
4- Analisar os pagamentos via extrato bancário e confrontar com o razão;
5- Realizar o cálculo de apropriação através do método pro-rata temporis cruzando com os saldos contábeis
6- Verificar o comprovante dos pagamentos referentes as despesas antecipadas
7- Obter a composição dos saldos de todas as contas e analisar as variações significativas sobre os montantes contabilizados em exercício anterior, e qual o critério de contabilização.

PONTO DE AUDITORIA

Foi constatada a apropriação integral das assinaturas de jornais e revistas efetuada em 15 de Janeiro/X1, com vigência de dois anos, reconhecida no próprio mês de pagamento.

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

OBJETIVOS:

1- Constatar se todas as normas determinadas pelo contrato social, as obrigações sociais, estatutárias e legais foram cumpridas;
2- Determinar se foram utilizados os princípios contábeis em bases uniformes.

PROCEDIMENTOS:

1- Constatar se a forma de constituição da empresa condiz com o seu objeto social, verificando o registro no órgão competente;
2- Verificar se o responsável pela empresa esta devidamente designado conforme contrato social;
3- Verificar se o estatuto da empresa esta sendo cumprido no que se refere as normas e organização;
4- Solicitar a movimentação ocorrida no patrimônio liquido (DMPL) relativo ao período auditado e confrontar com as alterações contratuais ocorridas no período;

PONTO DE AUDITORIA

Em dezembro do ano de 20xx os acionistas subscreveram R$ 75.000,00 do capital social e subscreveram R$ 50.000,00 e esses R$ 25.000,00 não realizado foi classificado no grupo de contas a receber do ativo circulante, devendo a mesma quantia ser classificada como capital a integralizar.

FORNECEDORES

OBJETIVOS:

1- Determinar se os débitos são reais e efetivamente devidos pela empresa;
2- Determinar se estão corretamente classificados e demonstrados de acordo com os princípios contábeis;
3- Verificar o sistema de controles internos;
4- Determinar se há ativos dados em garantia pela empresa e se estão demonstrados.

PROCEDIMENTOS:

1- Confrontar o saldo dos controles internos de fornecedores com o razão contábil dos principais credores;
2- Determinar se os valores escriturados em fornecedores são reais, analisando a efetiva compra através das notas fiscais de entrada;
3- Verificar se a escrituração esta devidamente fundamentada em documentação idônea e autorizada por pessoa competente;
4- Determinar a composição das principais duplicatas pendentes e conferir com o razão, verificando também eventos subseqüentes (pagamentos);
5- Verificar se os ativos dados em garantia se estão demonstrados contabilmente e se há controles existentes para estes procedimentos;
6- Cruzar algumas notas fiscais (por amostragem) lançadas em fornecedores, com os lançamentos do livro fiscal de entradas.

PONTO DE AUDITORIA

Identificamos que os pagamentos à vista efetuados aos fornecedores Sala 25 S/A NF. nº. 100 no valor de 5,00 reais e 14 Bis Ltda. NF. nº. 1500 no valor de 3.000 reais, ambas do dia 10/01/XX . não foram baixados do contas a pagar.
Demonstra saldo à maior no sistema do caixa afetando o capital de giro pois o valor real existente é inferior. Consequentemente demonstra um saldo a pagar superior proporcionando entendimento equivocado. As baixas no sistema precisam ser efetuadas diariamente, conferindo com o documento original.

EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS

OBJETIVOS:

1- Determinar se os saldos contábeis de empréstimos e financiamentos são reais e devidos pela empresa;
2- Verificar o sistema de controles internos;
3- Verificar se há ativos dados em garantia e se estão devidamente demonstrados;
4- Verificar se as demonstrações estão de acordo com os princípios contábeis.

PROCEDIMENTO:

1- Obter a composição da conta empréstimos, cruzando os controles internos existentes com o razão contábil;
2- Verificar os controles internos e contratos de financiamento, analisando;
se estão sendo reconhecidas às remunerações e/ ou variações cambiais, quando for o caso, cruzando com a contabilidade;
3- Averiguar a documentação de suporte dos lançamentos desses empréstimos, se estão de acordo coma legislação fiscal e comercial vigentes.

PONTO DE AUDITORIA

Os juros referentes às parcelas do empréstimo do Banco Devedor S/A no Valor de 200.000 Reais efetuado no dia 02/01/XX, consta no contrato que ouve 48 parcelas iguais de 4.166,67, ao verificar as amortizações notamos que os juros foram lançados juntamente com a parcela devida, devendo a mesma ser lançada separadamente na conta redutora de juros a apropriar, não fazendo parte do valor a pagar referente ao bem.

OUTROS PASSIVOS

OBJETIVOS:

1- Determinar se os saldos contábeis das contas a pagar são reais e devidos pela empresa;
2- Verificar o sistema de controles internos;
3- Verificar se há ativos dados em garantia e se estão devidamente demonstrados;
4- Verificar se as demonstrações estão de acordo com os princípios contábeis;
5- Verificar se as participações a pagar a funcionários e administradores cumprem o regulamento estatutário da empresa;
6- Verificar os adiantamentos de clientes recebidos para futuras entregas de mercadoria

PROCEDIMENTOS:

1- Obter a composição das contas a pagar, cruzando os controles internos existentes com o razão contábil;
2- Determinar se os valores escriturados em contas a pagar são reais, analisando a efetiva compra/ serviço através das notas fiscais;
3- Verificar se a escrituração esta devidamente fundamentada em documentação idônea e autorizada por pessoa competente;
4- Determinar a composição das principais duplicatas pendentes e conferir com o razão, verificando também eventos subseqüentes (pagamentos);
5- Verificar se os ativos dados em garantia se estão demonstrados contabilmente e se há controles existentes para estes procedimentos;
6- Cruzar algumas notas fiscais (por amostragem) lançadas em contas a pagar, com os lançamentos do livro fiscal de entradas;
7- Verificar se o estatuto da empresa esta sendo cumprido no que se refere às normas para a participação a receber por funcionários e administradores;
8- Analisar a destinação do lucro na DRE;
9- Efetuar a conferencia dos valores recebidos de clientes com o extrato bancário e sua destinação.

PONTO DE AUDITORIA

Verificamos que a nota fiscal nº 1871 do fornecedor Distribuidora de Bebidas Leking Ltda. emitida em 16/11/04 não confere com o valor lançado no sistema de R$ 49,10 sendo o valor correto da mesma de R$ 50,60.
Este fato gera informações gerenciais distorcidas para análises podendo induzir o empresário a uma tomada de decisão equivocada. Com relação à área fiscal, esse fato está em desacordo com a Legislação vigente que exige que o valor contabilizado seja o mesmo da nota fiscal.