CUIDADOS FISCAIS NA VENDA DE MERCADORIAS E PRODUTOS
Quase semanalmente são publicados Protocolos e
Convênios firmados entre Estados, visando ajustar procedimentos.
É imprescindível estar atento a esses ajustes repentinos, sob pena de
problemas fiscais posteriores, inclusive no transporte das mercadorias.
Com a
novidade da Nota Fiscal Eletrônica as dúvidas e os riscos de incorrer em
erros ainda são corriqueiros. A administração deve ter atenção
redobrada, adotando uma rotina que proporcione cuidados aos detalhes, em
especial para:
a) o
preenchimento adequado dos campos da nota fiscal, pois as informações
desse documento serão utilizadas pelo fisco para cruzamento de
informações com seus clientes.
b) os
detalhes dos produtos ou mercadorias, indicando o nome, marca, tipo,
modelo, série, espécie, qualidade (composição) e demais elementos que
permitam sua perfeita identificação.
c) os códigos
de classificação fiscal da operação CFOP utilizados, bem como quanto a
indicação da situação e classificação fiscal da mercadoria;
d) eventuais
regimes ou condições diferenciadas de tributação. Cuidado especial com
convênios celebrados entre os estados, por vezes há convênios restritos
a dois ou três estados apenas;
e) o completo
preenchimento dos campos bases de cálculo e valor do imposto e seja
indicado com precisão e minúcia, no campo observações, todas as bases
legais e normativas que afetem a determinação do imposto (suspensão,
redução base de cálculo, isenções, alíquotas zero, substituição
tributária, entre outras);
f) assinalar
sempre os campos que identificam se tratar de uma nota fiscal de entrada
ou saída de mercadorias;
g) que as
datas de emissão do documento e da efetiva saída não sejam defasadas em
relação ao efetivo trânsito da mercadoria/produto;
h) assegurar
que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE foi emitido
corretamente e em duas vias, uma delas destinada ao transportador
contratado;
i) que
havendo a entrega e posterior devolução de mercadorias, seja emitida
nota fiscal de entrada mencionando o número, série e data da nota fiscal
originária e valor total ou parcial da devolução sobre o qual deverá ser
calculado o imposto a ser creditado. Se a mercadoria não foi aceita no
ato da entrega, obter declaração do cliente, no verso da nota fiscal de
entrada ou em qualquer documento, sobre o motivo da devolução, fazendo
constar o número do CPF ou CNPJ do cliente; e
j) que se a
mercadoria não chegar a ser entregue ao cliente, ter o cuidado de, antes
de iniciado o retorno, indicar no verso da 1ª via da nota fiscal o
motivo da não entrega, por exemplo: endereço não encontrado, efetuando
retorno com a nota fiscal de origem. Quando do ingresso da mercadoria no
estabelecimento, emitir nota fiscal pela entrada, mencionando os dados
da nota original, guardando esta em arquivo específico com a declaração
do transportador.
Alguns
cuidados com o próprio cliente são importantes, tais como: acompanhar a
regularidade fiscal do cliente e assegurar que, em operações
interestaduais, de fato a mercadoria esteja sendo transportada para
outro estado. Este último detalhe pode ser prevenido com um Termo de
Responsabilidade.
Para prevenir problemas posteriores com a
fiscalização, o que pode ensejar desde autuações fiscais até a retenção
de mercadorias e produtos nos postos ou barreiras de fiscalização, resta
ao contribuinte contar com colaboradores certos para a função fiscal,
investir em capacitação e criar um ambiente de interação organizacional,
em que todos os setores participem ativamente desse processo de
prevenção.
Pequenos gastos regulares com atualização
profissional dos colaboradores são importantes, pois as multas
decorrentes de infrações fiscais são elevadas. Sugerimos que se crie, na
empresa, um constante clima de atualização técnica, onde os
colaboradores responsáveis pelo faturamento e escrituração fiscal leiam
pelo menos os manuais relativos aos procedimentos do IPI, ICMS, PIS e
COFINS, acompanhando também as respectivas legislações.
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